POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN SENSIBLE DE FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales en Colombia, reglamentada por los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, entre otros, hoy incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015, FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, consciente de las obligaciones que en materia de protección de datos personales de los titulares le asisten, pone a disposición de sus grupos de interés la presente política para el tratamiento de datos personales e información sensible que obtenga de forma directa o a través de los encargados del tratamiento en virtud de las actividades comerciales que desarrollan, los cuales serán tratados con base en los principios definidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y que son desarrollados más adelante.
A través de su política, FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S.informa los lineamientos generales del tratamiento otorgado a los datos personales, los derechos y deberes de sus titulares, los deberes de los responsables y encargados del tratamiento y demás asuntos relevantes para la protección de los datos.
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón social: FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S.
Nit: 900.680.675-2
Domicilio: Carrera 47A No. 93 – 06, Bogotá D.C.
Correo electrónico: protecciondatos@tvnovedadescolombia.com
II. IDENTIFICACIÓN DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Razón social: DIRECT AGENCIA DE SEGUROS LTDA.
Nit: 900.677.692-7
Domicilio: Carrera 47A No. 93-06, Bogotá D.C.
Correo electrónico: protecciondatos@tvnovedadescolombia.com
En adelante, las empresas comerciales anteriormente detalladas se denominan GRUPO TV NOVEDADES.
III. DEFINICIONES
De acuerdo con la normatividad vigente, para la implementación de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del titular permitiendo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita cuyo fin es informar al titular de los datos sobre la existencia de una política de tratamiento que es aplicable para llevar a cabo el procesamiento de su información, la forma de acceder a esta y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, incluye archivos físicos y electrónicos.
Dato personal1: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.
Dato sensible: Aquel datos que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico o datos relativos a la salud y los datos biométricos, entre otros.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Información digital: Aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
1Esta definición, aunque es amplia, concuerda en términos generales con la línea jurisprudencial que la Corte ha desarrollado en la materia, así como con la definición adoptada en la Ley 1266 sobre el dato personal financiero. Se debe tener en cuenta que las características del dato personal son: i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.
Oficial de protección de datos: Persona o área responsable de vigilar, controlar y promover la aplicación de la política de protección de datos personales e información sensible.
Registro nacional de bases de datos: Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y que es de libre consulta para los ciudadanos, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transmisión: Comunicación de datos, cuyo remitente dentro del territorio de la República de Colombia es el Responsable y su receptor es el Encargado del tratamiento de datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
IV. PRINCIPIOS
Para garantizar los derechos y un total cumplimiento de la ley en cuanto a la protección de los datos personales e información sensible, el GRUPO TV NOVEDADES, en el marco de sus procedimientos, dará aplicación de manera integral a los siguientes principios:
a. Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales estará sujeto a lo establecido en la ley y en el ordenamiento jurídico en general, como lo son: artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los decretos únicos de reglamentación 1377 de 2013 y 1074 de 2015 capítulos 25 – 26 y demás disposiciones que lo desarrollen.
b. Principio de finalidad: La recolección, uso, almacenamiento, y el tratamiento de datos personales en general, será desarrollado de acuerdo con el propósito comunicado de conformidad con el objeto social y las actividades del Grupo. El tratamiento de los datos estará subordinado y atenderá la finalidad legítima, la cual ha sido informada al titular y sobre la cual ha dado su expreso consentimiento y autorización.
c. Principio de necesidad: Los datos personales que sean recogidos y tratados deberán ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas.
d. Principio de transparencia: En el tratamiento de los datos personales GRUPO TV NOVEDADES garantizará al titular el derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones la información acerca de los datos que sean de su titularidad.
e. Principio de acceso y circulación restringida: GRUPO TV NOVEDADES asegurará que el tratamiento de los datos personales solo lo realizarán las personas autorizadas por el titular y/o personas previstas por la ley. Los datos personales, salvo los datos públicos, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
f. Principio de temporalidad o caducidad: El periodo de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual fueron recolectados.
g. Principio de libertad: De acuerdo con lo estipulado por la ley de tratamiento de datos personales, el GRUPO TV NOVEDADES entiende y acoge el hecho que solo podrá realizar el tratamiento cuando el titular ha otorgado el consentimiento de manera previa, expresa e informada. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de esta.
h. Principio de seguridad: La información objeto del tratamiento por parte del GRUPO TV NOVEDADES se manejará con las medidas humanas, técnicas y administrativas necesarias para otorgar seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen:
- Establecer cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
- Implementar procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información, ya sea de manera física o electrónica.
- Monitorear periódicamente actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
- Restringir el acceso a las bases de datos al personal autorizado.
i. Principio de interpretación integral de los derechos constitucionales: La Ley 1581 de 2012 se interpretará en sentido que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales como son el habeas data, el buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información.
j. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
k. Principio de responsabilidad demostrada: Procedimientos adoptados que responden a los ciclos internos para la gestión de datos e información sensible que son monitoreados y auditados con el fin de medir el grado de cumplimiento de la política e implementar acciones para la mejora continua.
V. OBJETO
La presente política de protección de datos e información sensible tiene por objeto dar a conocer a los grupos de interés del GRUPO TV NOVEDADES los lineamientos que garantizan la protección y seguridad de los datos personales que son objeto de tratamiento a través de los procedimientos que han sido adoptados e implementados por parte del Responsable y de los Encargados del Tratamiento.
Los datos personales serán recolectados, almacenados en bases de datos seguras, utilizados para el correcto desarrollo del objeto social de las empresas del GRUPO TV NOVEDADES, respetando los derechos de los Titulares, cumpliendo con todos los requisitos legales para el tratamiento.
VI. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
La autorización para el tratamiento de datos personales e información sensible se podrá obtener de forma verbal a través de llamadas telefónicas, por escrito a través de correo electrónico en los eventos en que haya modificaciones a la Política o para actualización de los datos de los titulares que integran las bases de datos, por medios técnicos automatizados y en formatos entregados por el GRUPO TV NOVEDADES para tal fin o mediante conductas inequívocas del titular de la información, las cuales permiten concluir que las personas titulares de la información han otorgado su consentimiento, como por ejemplo cuando el titular se comunica por llamada telefónica con el call center del GRUPO TV NOVEDADES o en el momento de ingresar a los establecimientos o tiendas del GRUPO TV NOVEDADES.
Los datos personales e información sensible recolectados y las autorizaciones se almacenarán en las bases de datos de FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S., las cuales estarán bajo su custodia y podrá hacer uso de estos datos personales para:
CLIENTES
a. Adelantar las gestiones de mercadeo, informar y comunicar sobre promociones, productos o servicios de las empresas que integran el GRUPO TV NOVEDADES.
b. Realizar actividades de comercio electrónico.
c. Identificar clientes potenciales, evaluar hábitos de consumo, hacer análisis de segmentación de mercado, ofrecer la plataforma electrónica de servicios www.tvnovedadestv.com.co, solicitar la actualización de información y estandarizar la información de contacto.
d. Gestionar actividades de comunicación y fidelización de Clientes, así como la atención oportuna de PQR.
e. Vincular jurídica y comercialmente al cliente, permitiendo su registro en los sistemas de gestión del GRUPO TV NOVEDADES para el desarrollo de los procedimientos comerciales, jurídicos, facturación, contables, financieros y logísticos.
f. Mantener informado al cliente acerca del estado de las compras que han sido realizadas en las empresas del GRUPO TV NOVEDADES, cuyos datos e información han sido tomados por medio del Call Center.
g. Remitir información y atender solicitudes y/o requerimientos de los diferentes entes externos de control y regulación, autoridades y entes judiciales.
h. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
i. Respecto de los datos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de los establecimientos o tiendas del GRUPO TV NOVEDADES, éstos se utilizarán para fines de seguridad y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
j. Respecto del almacenamiento de la grabación de las llamadas desde o hacia call center, o área de mercadeo, con el fin de gestionar el control de calidad, seguridad y facilitar el cumplimiento de las finalidades del Estatuto del Consumidor y el numeral 3.3.9 de la Circular Externa No. 042 de 2012 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
k. Compartir y cruzar la información con las empresas que integran el GRUPO TV NOVEDADES, así como con las empresas que proveen y administran sistemas de información y servicios financieros o comerciales para el adecuado desarrollo del objeto social o que complementen la actividad de las empresas que integran el GRUPO TV NOVEDADES.
CONTRATISTAS/PROVEEDORES
a. Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamiento asociado al lavado de activos y financiación del terrorismo.
b. Vincular al proveedor jurídica y comercialmente con las empresas o la empresa del GRUPO TV NOVEDADES, permitiendo su registro en los sistemas de gestión para el desarrollo de los procedimientos jurídicos, logísticos, administrativos, contables y financieros.
c. Comunicar a los clientes la información del proveedor logístico para la entrega de los productos y poder llevar a cabo el seguimiento y estado de las entregas.
d. Formalizar el relacionamiento contractual con el proveedor, controlando la cabal ejecución de las obligaciones asumidas.
e. Constituir la base de datos de contratistas/proveedores y compartir esta información con las empresas que integran el GRUPO TV NOVEDADES.
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y RELACIONES LABORALES
a. Recepción y evaluación de las hojas de vida de aspirantes, en el marco de convocatorias, selección y formalización de vinculación laboral, ya sea para el registro de base de datos de hojas de vida que sean enviadas por las personas interesadas en vincularse con las empresas del GRUPO TV NOVEDADES o una de las empresas del GRUPO TV NOVEDADES, las hojas de vida remitidas por empresas de outsourcing de talento humano o empresas de servicios temporales, ya sea para suplir vacantes o requerimientos de personal en las empresas del GRUPO TV NOVEDADES o alguna de las empresas del GRUPO TV NOVEDADES.
b. Realizar las verificaciones de antecedentes académicos, experiencia laboral, referencias personales y familiares y otros aspectos relevantes del aspirante laboral, según el cargo y la responsabilidad que ejecutará.
c. Pago de obligaciones contractuales, así como la gestión ante las diferentes entidades para la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de origen laboral y para la administración de personal.
d. Registrar la información del trabajador en los sistemas de información administrativo, contable y financiero con el fin de llevar a cabo los pagos de nómina y de liquidación, así como otras obligaciones derivadas del vínculo laboral.
e. Realizar actividades de inducción, capacitación o formación.
f. Gestionar el sistema de seguridad y salud en el trabajo con el fin de mitigar la ocurrencia de riesgos laborales, así como llevar a cabo la atención de incidentes y remitir los correspondientes reportes para su adecuada gestión a la ARL.
g. Evaluar el desempeño y gestionar el desarrollo y cumplimiento de las actividades o funciones asociadas al cargo y responsabilidad asignada.
h. Envió de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de estas autoridades.
i. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
j. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
k. Para proporcionar un efectivo servicio al cliente.
l. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el empleado y las empresas o alguna de las empresas que integran el GRUPO TV NOVEDADES.
PARA LA GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CUMPLIMIENTO
a. Registrar y controlar el acceso a las instalaciones, mitigando los riesgos de seguridad física.
b. Realizar la grabación y monitoreo de las llamadas telefónicas que se realizan a través del call center con el fin de mitigar los riesgos de fraude, para efectos de seguridad, para gestionar el control de calidad y facilitar el cumplimiento de las finalidades del Estatuto del Consumidor y el numeral 3.3.9 de la Circular Externa No. 042 de 2012 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
c. Verificar, controlar y monitorear el cumplimiento del horario por parte del talento humano vinculado laboralmente, monitorear el desarrollo de los procesos y actividades conforme a los lineamientos y objetivos trazados en el marco de auditorías internas y externas y para el cumplimiento de los requerimientos por parte de autoridades administrativas y judiciales.
d. Gestionar las PQR.
e. el desarrollo de la operación mediante el otorgamiento, gestión y mantenimiento de las herramientas, aplicaciones y sistemas informáticos que utilice el GRUPO TV NOVEDADES o las empresas del GRUPO TV NOVEDADES.
VII. DERECHOS DEL TITULAR
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GRUPO TV NOVEDADES en su condición de responsable del tratamiento.
b. Conocer íntegramente y de forma gratuita sus datos personales, que se encuentran en poder de GRUPO TV NOVEDADES o los encargados del tratamiento, al menos una vez cada mes calendario.
c. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRUPO TV NOVEDADES, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la Ley.
d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
e. Para efectos de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización; el titular de los datos debe enviar su requerimiento al correo electrónico protecciondatos@tvnovedadescolombia.com
f. El titular de los datos puede presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo requerimiento por los canales dispuestos por GRUPO TV NOVEDADES.
VIII. DEBERES DEL TITULAR
De acuerdo con las finalidades del tratamiento de datos personales y la responsabilidad que le asiste al Titular respecto de sus datos e información sensible, cumplirá con los siguientes deberes:
a.Mantener el control y custodia respecto de sus datos e información sensible, en especial respecto de sus datos para la creación de cuentas como Cliente, datos de creación de la firma y claves de acceso.
b.Actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de sus datos.
c.Dar aviso oportuno a cualquier persona que posea, haya recibido o vaya a recibir documentos o mensajes de datos o documentos contractuales de confirmación firmados electrónicamente por el firmante, si: i) el firmante sabe que los datos de creación de la firma han quedado en entredicho; o, ii) las circunstancias de que tiene conocimiento el firmante dan lugar a un riesgo considerable de que los datos de creación de la firma hayan quedado en entredicho
IX. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
GRUPO TV NOVEDADES en calidad de responsable de tratamiento de datos personales e información sensible, cumplirá con los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las peticiones, quejas, y reclamos.
k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
X. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
El Encargado del Tratamiento de datos personales e información sensible, así mismo cuando concurra en el Responsable del Tratamiento la calidad de Encargado, cumplirá con los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Conservar copia de la autorización otorgada por el titular, cumpliendo las condiciones mínimas de seguridad y control de acceso a la información.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
d. Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
f. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
h. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m. Verificar que el Responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.
XI. GESTIÓN Y TRANSMISIÓN DE BASES DE DATOS PARA EL DESARROLLO DEL OBJETO SOCIAL Y SERVICIOS COMPARTIDOS PARA LA OPERACIÓN
En algunos eventos, las empresas que integran el GRUPO TV NOVEDADES, para el desarrollo de su objeto social y en el marco de su operación, gestionan servicios que son compartidos, lo que involucra el tratamiento de datos personales y transmisión de bases de datos con el objetivo de usar de forma eficiente los recursos y optimizar los procedimientos involucrados.
De otra parte, para la mejor prestación de los servicios ofrecidos y desarrollo de la operación, podrá compartir la base de datos con terceros prestadores de servicios tales como servicio de transporte logístico, servicios financieros con empresas aliadas y otros servicios complementarios con aliados para una operación al servicio de nuestros grupos de interés.
Todas las empresas integrantes del GRUPO TV NOVEDADES y aquellos Aliados con los que realicemos transmisión de datos para el desarrollo de nuestro objeto social y nuestra operación, están sujetas a esta política, principios y a los procedimientos relacionados para la protección y tratamiento de los datos personales:
a. Todas las empresas reconocen la importancia de la privacidad, seguridad y adecuado tratamiento de los datos personales para el desarrollo de su actividad comercial y las operaciones.
b. Cualquier tratamiento de información personal, implica una responsabilidad conjunta por lo que todas manifiestan y asumen el compromiso de alcanzar y sostener niveles adecuados del cumplimiento de la ley de protección de datos, de esta política y de los procedimientos asociados para llevar a cabo el cumplimiento.
c. El envío o uso compartido de la información personal se desarrollará a título de transmisión de datos personales.
d. Las sociedades se comprometen a articular sus canales de atención y procedimientos internos para el tratamiento de la información personal.
XII. AREA RESPONSABLE
FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S. designa al comité de protección de datos, el que desempeñará las funciones de Oficial de Protección de Datos Personales para que en adelante asuman, la responsabilidad de garantizar la protección de datos personales a los titulares y dar trámite oportuno a sus solicitudes. Para tales efectos, el titular de los datos personales podrá presentar su petición, queja o reclamo al correo electrónico protecciondatos@tvnovedadescolombia.com
XIII. PROCEDIMIENTO PQR
La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se requieran adjuntar, como soporte. Si el reclamo resulta incompleto, se contactará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos treinta (30) días desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo tendrán como plazo máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de la recepción del reclamo completo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XIV. ALMACENAMIENTO Y ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN SENSIBLE
El almacenamiento de la información será físico y digital con adecuados controles para la protección y acceso restringido a los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.
La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias de acuerdo con el procedimiento de gestión documental adoptado.
XV. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De acuerdo con las disposiciones legales y reglamentación expedida por el gobierno nacional FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento, procederá a realizar el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Base de Datos (RNBD) que será administrado y vigilado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
XVI. PERÍODO DE VIGENCIA DE BASE DE DATOS
El período de vigencia de la información contenida en la base de datos será el que corresponda de acuerdo con la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento y conforme a las normas especiales en materia de gestión documental, así como aquellas normas especiales que regulen un período especial de permanencia.
XVII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN
La primera política de tratamiento de datos personales fue emitida y entró en vigor el 1 de marzo de 2016.
La presente política corresponde a la segunda versión, la cual incorpora y desarrolla la articulación de procedimientos del Responsable del Tratamiento de Datos con los Encargados del Tratamiento de Datos personales en virtud de la información incorporada respecto de cómo está integrado el GRUPO TV NOVEDADES, sin afectar el contenido de las autorizaciones obtenidas. En consecuencia, la presente modificación a la política entra en vigencia a partir del 20 de enero de 2021 y deja sin efectos los reglamentos o manuales que se hubiesen podido adoptar por FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S. en el pasado y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.
FRANQUICIAS DIRECT TV S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento y a su total discreción. Sin embargo, en caso de modificarse sustancialmente su contenido se le comunicará esta situación a través de los datos de contacto que han sido previamente suministrados y cuyo tratamiento ha sido autorizado.
XVIII. RESUMEN CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR
Los cambios incorporados que son desarrollados en la presente política se enuncian a continuación:
1. Mayor detalle sobre las finalidades del tratamiento de acuerdo con las actividades comerciales de las empresas miembro del GRUPO TV NOVEDADES
2. Desarrollo del objeto de la política
3. Identificación de los Encargados del Tratamiento de Datos
4. Distinción de los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales
5. Inclusión de información sobre el almacenamiento y eliminación de datos e información sensible
6. Distinción de los derechos y deberes de los titulares
7. Incorporación de definiciones y principios
8. Distinción de tipos de tratamiento según grupos de interés
9. Incorporación de transmisión de datos personales entre las empresas del Grupo Empresarial TV Novedades, gestión de servicios compartidos para la operación y transmisión de bases de datos con Aliados
10. Inclusión de información relacionada con el período de vigencia de datos
